【Everidays for SmartHR】ワークスペースの権限設定を「カスタム従業員項目」で設定できるようになります

いつもEveridaysをご利用いただきありがとうございます。

次回のアップデートより、Everidays for SmartHRのワークスペースの権限設定（ファイルの共有設定）において、

SmartHRの「カスタム従業員項目」を条件として設定できるようになりますのでご案内いたします。

すでにEveridays for SmartHRをご利用中の組織では、本機能をご利用いただくために「SmartHRと再連携」が必要です。

本記事の「５．すでにEveridays for SmartHRをご利用のお客様にご対応いただきたいこと」をご確認のうえ、ご対応をお願いいたします。

１．本機能を利用できる対象のお客様

Everidays for SmartHRをご利用いただいているすべてのお客様

２．追加日

V1.37.1アップデートにて追加

※8月2日（日）明け方に適用予定。

３．アップデートの背景

これまで、ワークスペースの権限設定で条件として指定できる従業員情報は、在籍状況・部署・役職・雇用形態の4種類のみでした。

そのため、組織ごとに独自で管理されている情報を軸にファイルを共有したい場合は、対象のユーザーを個別に指定していただく必要がありました。

今回のアップデートでは、SmartHRで管理されている「カスタム従業員項目」を条件として追加できるようになります。

これにより、組織独自の軸でのファイル共有が可能になり、権限設定の運用負荷を軽減いただけます。

カスタム従業員項目とは？

SmartHRにおいて、あらかじめ用意されている従業員情報の項目とは別に、組織ごとに自由に追加・管理できる項目です。

詳しくは、SmartHRのヘルプ「カスタム従業員項目とは」もあわせてご参照ください。

４．アップデート内容

ワークスペースの権限設定（ファイルの共有設定）の条件を「カスタム従業員項目」で設定できるようになります。

取り込み対象となるカスタム従業員項目の入力タイプ

Everidaysに取り込まれるのは、入力タイプが「ドロップダウンリスト」のカスタム従業員項目のみです。

※「テキスト」「日付」「数値」「ファイル」の4タイプは取り込み対象外となり、権限設定の条件としてもご利用いただけません。

５．すでにEveridays for SmartHRをご利用のお客様にご対応いただきたいこと

今回のアップデートで、SmartHRからカスタム従業員項目の情報を新たに連携するため、SmartHRとの再認証（カスタム従業員項目の連携認可）が必要となります。

マスタ取込を実施しているユーザーアカウントにて、以下の手順を参考にご対応をお願いいたします。

STEP1．連携を解除し、再連携する

アップデート前の連携では、カスタム従業員項目を読み取るための権限が付与されていません。

そのため、現在の連携状態のままではカスタム従業員項目を取り込むことができないため、一度、連携状態を解除し、再度連携を行ってください。

手順

(1) Everidaysの右上お名前メニュー > ［組織設定］>［SmartHR連携］を開く

(2) 「SmartHR連携状態」の［解除する］を押し、SmartHRと連携を解除する

(3) 「SmartHR連携状態」の［SmartHRと連携する］ボタンを押し、SmartHRと再連携する

STEP2．SmartHRマスタの取込を実行する

再連携後にSmartHRマスタの取込を実行することで、カスタム従業員項目が取り込まれ、ワークスペースの権限設定の条件として選択できるようになります。

手順

(1) Everidaysの右上お名前メニュー > ［組織設定］>［SmartHR連携］を開く

(2) 「SmartHRマスタ取込」の［SmartHRマスタ取込］を押し、マスタを取込む

注意事項

１．SmartHRと再連携しない場合の振る舞いについて（STEP1を実施しなかった場合）

SmartHRと再連携しない場合、エラーにはなりませんが「カスタム従業員項目」の取込はスキップされます。

これまで通り、ユーザー情報・部署・雇用形態・役職のデータのみが取り込まれます。

カスタム従業員項目をご利用いただく場合は、SmartHRと再連携をお願いします。

２．SmartHRと再連携後のマスタ取込について

再連携後、初回のマスタ取込は、ユーザーに設定されているカスタム従業員項目を取り込むため、全ユーザーが取込対象となります。

そのため、通常のマスタ取込よりも時間を要しますのでご注意ください。

３．Everidays for SmartHR用としてSmartHRの権限を個別に準備されている場合

Everidays for SmartHRの管理者アカウントの権限をSmartHRの管理者権限で運用せず、独自の権限を作成し運用されている場合、

カスタム従業員項目を取り込むには、SmartHR側の権限設定において各種カスタム従業員項目の「閲覧権限」が必要です。

※「閲覧権限」がある項目のみ連携されます。

確認方法

SmartHRの［共通設定］＞［権限］＞［アカウント権限一覧］から対象の権限の［編集］ボタンを押し、以下の2点にチェックされているか確認してください。

・［権限設定］＞［マスターデータ管理］の「カスタムマスター」の閲覧にチェック

・［権限設定］＞［従業員関連］＞［操作できる従業員情報の項目］の「カスタム項目の閲覧・更新の詳細設定」で、本人・本人以外の従業員の両方の閲覧にチェック

ご不明な点について

本アップデートに関するご不明な点がございましたら、お気軽にサポートチームまでお問い合わせください。

※組織管理者権限をお持ちのユーザーにてお問い合わせいただけますと幸いです。

引き続き、Everidaysをよろしくお願いいたします。